Offentlege innkjøp - ein risikosport ?

Advokatfullmektig Anne Stine Hovland, Advokatfirmaet Tollefsen AS

24.02.2016


Dei som har prøvd seg som innkjøpar i det offentlege, har sannsynlegvis erfart at det er mange hinder på vegen.

Regelverket om offentlege innkjøp (offentlige anskaffelser) får mykje negativ omtale, og blir oppfatta - med rette - å vera eit firkanta og komplisert regelverk.

Men det er ikkje valfritt om behovet skal settast ut på anbod - offentlege instansar SKAL følgje regelverket. Utgangspunktet er konkurranse for alle innkjøp over 100.000,-. Dersom til dømes ein kommune ikkje følgjer regelverket og dette blir oppdaga, kan det få store økonomiske konsekvensar. Det er ikkje særleg morosamt for ei slunken kommunekasse. Min påstand er at det i mange tilfelle er heilt unødvendig. Mange av sakene som endar med erstatningsutbetalingar, kunne vore unngått dersom ein hadde sett seg betre inn i regelverket.

Dårlege eller feilslåtte innkjøpsprosessar er svært kostbart for samfunnet. Ein ting er den synlege økonomiske kostnaden dersom ein kjem i erstatningsansvar og må betale ut store beløp til forsmådde leverandørar. Ein annan kostnad som ikkje er så synleg, er den interne ressursbruken. All den tid som går med til å handsame klager, avlyse konkurransar og starte på nytt. Dette er tid som ein kunne ha nytta til å utføre andre, sikkert sårt trengande, oppgåver. Det er mykje å hente på å gjere det rett fyrste gongen!

For dei som har ansvaret for innkjøp i kommunane- både politikarar og administrasjonen – er viktig å ha i bakhovudet kva som er omsyna bak regelverket. Føremålet er å legga til rette for auka verdiskaping i samfunnet ved å sikre mest muleg effektiv ressursbruk. Det ikkje nødvendigvis målet at ein skal få lågast muleg pris, men ein skal få rett pris. Det er den prisen som gjer det muleg for leverandørane å drive ei lønsam verksemd, som bidreg til verdiskaping i samfunnet.

Det offentlege handlar årleg for milliardar. I 2014 brukte offentleg sektor totalt ca. 462 milliardar på innkjøp. (Kjelde: ssb.no) Ofte er det store summar i enkeltkontraktar og offentlege instansar er sikre betalarar. Desse kontraktane er derfor svært attraktive for leverandørmarknaden. Dersom ein alltid går til leverandøren i nabobygget, vil dette føre til at andre leverandørar ikkje får mulegheit til å nyte godt av offentlege kontraktar. Det offentlege har derfor plikt til å sørgje for at slike kontraktar blir fordelt ut i marknaden og at fleire leverandørar får mulegheit til vinne konkurransar.

Korleis skal ein få til gode innkjøpsprosessar?

Stikkordet er førearbeid. Ikkje undervurder førearbeidet! Ein er ofte ivrig etter å få prosessen i gang, og få inn tilbod som ein kan vurdere fortast muleg. Gjer ein det, kan ein nesten vera sikker på at det går gale før eller seinare i prosessen. Godt førearbeid er det aller viktigaste for å sikre god innkjøpsprosess. Ein må skildre klart og tydeleg kva som er behovet. Manglande førearbeid kan som oftast aldri reparerast når prosessen er i gang. Då kan det ende med avlysing av konkurransen og risiko for erstatningssøksmål, og ikkje minst - inga vare.

I planleggingsfasen er det viktig å sikra seg rett kompetanse. Ein treng fagleg kompetanse for å kunne skildre kva som er behovet. Dette kan vera teknisk, helsefagleg etc.; alt etter kva som skal kjøpast inn. Mi erfaring er at ein ofte har stort fokus på denne kompetansen, men ein må passe seg for å ikkje gå i fella med å detaljspesifisere. Då kan ein risikere at den fleksibiliteten som innkjøparen faktisk har for å velje det beste tilbodet, forsvinn.

Som regel er det mindre fokus på kompetanse om regelverket, og det er mangel på kjennskap til regelverket som i dei fleste tilfella gjer at ein innkjøpsprosess mislukkast. Det er veldig lett å gjera feil, dersom ein ikkje set seg inn i korleis prosessen skal gå føre seg.

For å hindre at innkjøpsprosessane blir eit økonomisk sluk for kommunane, er det viktig å ha fokus på gode prosessar internt i planleggingsfasen, og sikre rett kompetanse i alle ledd.